Sekretaris adalah tangan kanan pimpinan. Secara singkat dapat kita defenisikan bahwa tugas sekretaris adalah membanatu pimpinan dalam penyelesaian tugasnya. sekretari berasal dari kata secret yang artinya adalah rahasia. Sesuai dengan tuntutan yang diberikan kepadanya seorang sekretaris harus mampu menjaga keamanan rahasia pimpinan dan yang paling utama adalah menjaga rahasia pimpinan. Seorang sekretaris harus menyadari bahwa semua informasi yang dimiliki oleh perusahaan harus selalu dijaga.
Untuk menjadi seorang skeretaris bukanlah hal yang mudah. Bukan hanya membutuhkan pengetahuan dan keterampilan akan tetapi mebutuhkan kepribadian yang baik juga. Anda semua tentu pernah mendengara selentingan bahwa sekretaris sering dijadikan sebagai simpanan dari para manajer. Ada satu hal yang harus dipahami bahwa tidak semua sekretaris yang memperlakukan dirinya sebagai simpanan pimpinan. Itulah yang menyebabkan mengapa seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan juga iman yang teguh. Sehingga untaian kalimat "selamat pagi bos" tidak pernah berganti menjadi "sudah pagi bos". Jika kalimat kedua sampai terucap dari bibir sang sekretaris maka apa yang dikatan orang-orang tentang profesi seorang sekretaris itu benar. Jika sekretaris tersebut memiliki kepribadian yang baik maka sangat tidak akan mungkin dia merubah kalimat yang sangat pantas untuk diucapkan menjadi kalimat yang sangat memalukan untuk didengar.
Tugas Tugas Sekretaris
Sesuai dengan pengertian yang disampaikan di atas yang menyatakan bahwa tugas seorang sekretaris adalah untuk membantu memperlancar proses pengerjaan manajer. Maka sekretaris harus memiliki bekal yang sangat banyak dan bagus untuk dapat mengerjakan tugas tugas yang dilimpahkan kepadnaya. Adapun tugas tugas yang harus dikerjakan oleh sekretaris adalah:
1. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas yang harus selalu dikerjakan oleh sekretaris. Menyangkut juga tugas tugas yang diberikan oleh pimpinan setiap harinya. Antara lain:
- korespondensi
- kearsipan
- membuat agenda perjalanan pimpinan
- membuat laporan
- membuat patty cash
- dan menjalankan tugas yang diberaikan perharinya.
2. Tugas Kreatif
yang termasuk dalam tugas kreatif pimpinan adalah tugas-tugas yang dikerjakan atas dasar inisiatif sekretaris sendiri yaitu:
- merangkai bunga di meja kerja pimpinan
- menata ruang kantor
- memasang beberapa foto pimpinan dan perusahaan
- menambahkan pengahrum ruangan
- menata arsip dengan model yang menarik
Semua tugas-tugas sekretaris yang disebutkan diatas hanyalah sebagian kecil dari apa yang sebenarnya dilakukan oleh sekrertaris. Karena pada kenyataannya seorang sekretaris juga berperan sebagai Humas atau PR dalam suatu perusahaan.
Sekretarisa sebagai PR akan kita bahas pada entri berikutnya. Selamat membaca.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar